Porque contratar uma consultoria?

É muito comum que no entorno de grandes fabricantes de sistema ERP, exista um verdadeiro ecossistema de prestadores de serviços, principalmente empresas e consultorias especializadas, para oferecer os serviços agregados como mapeamento de processos, implantação de módulos, customizações do software, suporte e manutenção do ERP.

Isso ocorre devido ao grande volume de clientes dessas Big Tech, e escala em nível nacional ou até mesmo mundial, de modo que se faz necessário a abertura dessas opções de prestadores de serviços para viabilizar o uso do ERP com atendimento de qualidade.

Acontece que são tantas opções de consultorias, que fica difícil para o cliente identificar as diferenças entre elas e estabelecer critérios de avaliação que vá além do preço para decidir qual a melhor opção para atender a sua empresa.

Neste artigo, irei listar os principais pontos de atenção e quais os critérios relevantes para que ajude você a fazer a melhor escolha para a sua empresa.

1. Qual o tamanho da consultoria?

O porte da consultoria é muito importante, afinal de contas, seria temeroso confiar a operação da sua empresa a uma consultoria com disponibilidade de mão de obra limitada.

Imagine só, a empresa com faturamento parado em função do problema no sistema ERP, e a consultoria não ter disponibilidade em atender.

Outro motivo no qual é importante em se preocupar com tamanho da consultoria, é para caso você precise substituir o profissional que está lhe atendendo, seja por falta de conhecimento ou má conduta.

O tamanho da empresa, além de ser um indicador de maior oferta de mão de obra, também pode dizer muito sobre a experiência da empresa.

Mas qual o tamanho ideal? Eu diria que acima de 15 consultores, já é um bom número.

2. Qual o tempo de mercado?

Tão importante quanto o porte é o tempo de mercado. Quando a consultoria possui uma operação superior a 05 anos, significa que além dela superar o índice de mortalidade nacional, deve possuir boa experiência em serviços de ERP.

3. Possui cases no seu segmento?

Isso é de praxe, mas é comum as empresas ignorarem os cases das consultorias que pleiteam se tornar prestador de serviços.

O case é a evidência que constata o real expertise da consultoria no serviço em questão, principalmente se for no mesmo segmento da sua empresa. Por isso, não deixe de solicitar, e se possível, o contato do cliente em questão para bater um papo.

4. Qual a metodologia do trabalho?

Por incrível que pareça, mesmo nos dias atuais, ainda existe muitas consultorias que não possuem metodologia de trabalho definida. Muitos projetos acabam sendo realizado sob demanda, sem um planejamento adequado e sem preocupar-se em utilizar as melhores práticas de mercado.

Por isso, procure saber qual a metodologia utilizada, tanto em projetos, quanto em atendimento e suporte. Certifique se essas metodologias estão aderentes as políticas a visão da sua empresa.

5. Qual a principal especialidade da consultoria?

Dificilmente você irá encontrar uma consultoria que seja boa em tudo. Sempre as consultorias possuem algum tipo viés e especialidade. Algumas tem mais experiência com clientes que são prestadores de serviços, enquanto outras lidam melhor com indústrias ou varejo.

Mas além do segmento, é interessante entender em quais módulos do ERP a consultoria possui mais afinidade, cases e expertise. Pois isso, poderá ser um diferencial no dia a dia, ou seja, a consultoria vai mais para o lado de desenvolvimento de customizações? Conhece mais de RH? Trabalha melhor com os módulo de fábrica (PCP), ou tem um viés mais de controladoria, atendendo melhor os módulos financeiro, contábil e fiscal?

6. Qual o perfil da equipe?

Muitas consultorias prometem que só trabalham com profissionais seniores e tratam isso como um diferencial. Mas na prática sabemos que não funciona exatamente assim.

É muito improvável que uma consultoria que tenha toda a equipe em nível sênior, exceto se for uma equipe extremamente enxuta. O que pode ser um risco para sua empresa, pois pode acontecer de precisar de atendimento, e o profissional não ter agenda disponível para o atendimento.

DICA: Solicite para a consultoria disponibilizar o Currículo de quem irá atende-lo. Assim você terá maior segurança sobre a qualidade do serviço a ser prestado.

7. Quais são as ferramentas de atendimento?

Ter uma ferramenta para controlar os atendimentos e projetos é muito importante. Procure saber quais são as ferramentas, software de trabalho são utilizados pela consultoria para controle chamados/tickets ou qual a ferramenta para fazer gestão do projeto, cronograma e documentações.

Uma consultoria que não tenha isso claro com a resposta na ponta da língua, provavelmente não tenha uma definição clara, tampouco processos maduros, podendo comprometer a qualidade de entrega e prestação do serviço.

8. Quais são os formatos de contratação?

Quando se decide contratar uma consultoria, um ponto muito relevante a ser analisado é, quais são os formatos de contratação do serviço.

A grande maioria das consultorias, trabalham no formato time & material, ou seja, cobrança por hora. Mas existem aquelas também que cobram pelo serviço a ser executado, conforme o escopo alinhado entre as partes.

Não existe melhor, nem pior. Cada formato tem suas vantagens e desvantagens, para saber o modelo mais adequados para sua empresa, é necessário avaliar algumas variáveis como perfil cultural da empresa, modelo de gestão do orçamento interno e maturidade dos processos, tecnologia e pessoas.

Em breve escreverei um artigo exclusivo sobre isso, onde irei mostrar quais são todos os formatos disponíveis, as diferenças e quando um modelo é mais adequado que o outro.

9. Qual o SLA de atendimento?

Todos sabemos o quão importante é o tempo de resposta. Afinal de contas, um sistema com lentidão ou parado pode significar prejuízo financeiro para a empresa.

Pensando nisso, quando for contratar suporte para o ERP, entenda se a consultoria possui critérios claros e bem definidos sobre o tempo de resposta conforme o nível de criticidade da ocorrência, isto é, um contrato de nível de serviço (SLA).

Verifique se existe uma equipe de suporte dedicada, exclusiva para suporte. Ou se são os mesmos consultores que atuam em projetos. Se essa divisão não estiver bem estruturada, pode ser que você somente será atendido sob agendamento prévio.

Porém, nem todos os problemas podem esperar a disponibilidade da consultoria para serem resolvidos, por isso, um SLA estruturado faz toda a diferença.

10. Escalonamento de atendimento?

Tão importante quanto o tempo de resposta, é ter opção a quem recorrer para escalar o problema. Sabemos que existem situações complexas em que é necessário envolver a alta gestão da consultoria.

Para estes casos, é importante ter uma matriz de escalonamento estruturada, com canais de comunicação onde se possa acessar rapidamente níveis superiores de gestão, para mobilizar todos os esforços necessários, visando viabilizar os problemas em questão.

Solicite a consultoria a matriz de escalonamento para eventuais necessidades.

11. Qual o tipo de consultoria?

No entorno de um grande ERP, costuma-se existe um ecossistema de profissionais e empresas prestadoras de serviços para suprir e atender as demandas dos clientes.

Você poderá encontrar profissionais autônomos, consultorias independentes (sem vínculo com o fabricante do ERP), consultoria homologadas e franquias. Cada um dos tipos possuem pontos fortes e fracos.

Identificar o perfil de prestador de serviço é o primeiro passo para entender qual o tipo de consultoria ideal para sua empresa.

Apresentarei em detalhes todos os tipos de consultorias em outro artigo, para ajudar em sua decisão, fique atento(a)!

12. Qual a abrangência de regiões de atendimento?

Com a evolução do trabalho remoto e adoção do Home Office por grande parte das empresas, sem dúvida as fronteiras reduziram.

Hoje é bastante comum empresa e colaboradores estarem situados em regiões diferentes. O mesmo acontece entre clientes e consultorias de sistemas ERP.

Contudo, existem situações específicas, que pode ser necessário e mais produtivo o contato presencial. Por isso, ao analisar uma consultoria, verifique se ela tem capacidade de atende-lo(a) em sua região.